近幾年，中央和國家機關各單位時常有相關人員來自然資源部“取經”，借鑒數字檔案室建設經驗。
作為中央和國家機關第一批試點單位，自然資源部數字檔案室在基礎設施、應用系統、數字檔案資源建設和技術創新等方面取得了顯著成效，實現了部機關各類檔案一個平臺集中統一管理，可提供便捷高效的檔案利用服務，為部機關行政效率和服務能力提升提供了有力支撐，被國家檔案局評為全國示范數字檔案室。
充分發揮檔案信息庫知識庫憑證庫作用
“數字檔案室建設是開展檔案信息化建設的主要形式，是貫徹習近平總書記提出的檔案工作走向現代化的重要指示和落實新修訂《檔案法》的重要舉措。推進數字檔案室建設，對健全機關檔案工作機制、提升機關運行效能、加強信息互聯互通等意義重大。”自然資源部信息中心有關工作人員介紹。
自然資源部組建以后，如何更好地為履行“兩統一”核心職責提供支撐保障，成為檔案工作的重點和難點。原國土資源部、國家海洋局、國家測繪地理信息局檔案信息化水平差異較大，系統結構不同，數據標準不統一，實現檔案管理融合統一難度不小。而通過數字檔案室建設，持續推進“存量檔案數字化”，探索推進“增量檔案電子化”，實現了檔案資源標準統一和質量提升、各類檔案的有序管理與規范利用，為部行政管理職能的履行起到了重要支撐作用。
目前，自然資源部數字檔案室形成了一個平臺集中管理7個全宗110余萬件檔案的信息資源庫，跨越70年歷史，涵蓋文書、專業、照片、音像、基建、會計、實物、網頁等各類檔案，數據總量達10TB。
自然資源管理工作中，無論是領導決策、政策擬定，還是政務公開、行政審批、行政復議、行政訴訟、巡視、紀檢等諸多工作環節，都需要檔案作為參考和依據。數字檔案室通過提供在線查閱、全文檢索和批量調閱等多種方式，大大提高了檔案利用的便捷性和精準度。檔案資源信息庫、知識庫、憑證庫的作用不斷凸顯。
數字檔案室每年提供近萬份檔案資料以查詢和利用，在部重點工作的推進中發揮了不可或缺的作用。例如，機構改革過程中，數字檔案室集中為部系統各單位、各部門之間的職責劃轉、資產清查，以及干部職工履新任職、工作調整提供了大量檔案；礦產資源管理制度改革是近年來自然資源管理改革的重點之一，數字檔案室發揮優勢，批量提供了2002~2016年度礦產資源儲量評估備案電子檔案，節省了檔案獲取、利用的人力和時間成本，為精簡礦業權申請材料、助力改革順利推進發揮了積極作用；內蒙古自治區煤炭資源專項整治期間，數字檔案室配合有關司局調閱大量歷史檔案，為還原歷史、追本溯源、有效監管、依法行政提供了有力支撐。
此外，數字檔案室為有關單位開展人物傳記、文件匯編、主題展覽等編制和研究提供了信息支撐。例如，為李四光130周年誕辰學術研討、中國和匈牙利建交70周年展覽等活動，為《中國石油的豐碑——紀念謝家榮教授誕辰110周年》《論大慶油田發現真相》《李四光全集》等書籍出版和再版，提供了大量檔案資料。
瞄準現代化管理需求，科學規范檔案管理
建設符合自然資源現代化管理需求的數字檔案室，有利于推進機關檔案工作轉型升級，維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全，實現檔案信息資源科學管理、妥善保存和高效利用。
自然資源部數字檔案室建設重視頂層設計，堅持標準先行，相繼編制了《電子文件歸檔管理指南》《電子文件元數據規范》《數字檔案室電子歸檔接口規范》等管理規范，形成了一套標準化、科學化且具有較強通用性、可擴展性的電子化歸檔流程和技術路線，為保障電子文件歸檔科學規范，流程合理合規，操作簡明可行以及電子文件和元數據齊全完整奠定了基礎。
電子檔案管理信息系統建設是數字檔案室建設的重中之重。自然資源部數字檔案室根據部機關用戶需求和使用習慣，量身打造了電子檔案管理信息系統，可實現各類檔案從收集、整理到利用、統計分析等全流程管理，也實現了電子檔案和紙質檔案數字化成果的融合管理。一方面，通過與部辦公自動化系統和智能審批系統的接口開發，可實現電子公文和政務服務類電子文件自動收集、自動排序、自動整理、自動檢查和“一鍵歸檔”等功能，從技術上滿足了增量檔案電子化需求；另一方面，可通過掛接、導入等方式有效管理紙質檔案數字化成果。
通過電子檔案管理信息系統的應用，機關檔案工作效率有了較大提高，檔案管理更加規范。收集整理環節，通過系統實現目錄和電子文件規范性和完整性自動檢查，減少了數據清點、檢查等的工作量；利用環節中，按照部門和崗位設置檔案利用權限，實現了在線閱檔，大大減少了借閱過程中“跑簽”、查檔、復印等的工作量，降低了成本、提高了效率；管理過程中，系統能夠快速統計和匯總各類檔案資源量和變化情況，為檔案管理決策提供依據。
隨著自然資源部大力推進“互聯網+政務服務”平臺建設，各類政務服務事項逐步實現全流程電子化，大量關系國計民生的重要電子文件需要歸檔。數字檔案室提前謀劃，以礦業權登記為試點，梳理歸檔流程，研究技術方案，實現了與智能審批系統接口開發，積極為部機關政務服務事項電子文件歸檔提供技術支撐與保障。
創新手段促進檔案信息資源高效管理與利用
“自然資源部信息中心作為數字檔案室建設的具體承擔單位，依托中心既有的先進網絡基礎環境，充分發揮技術優勢、人才優勢，加大資金投入，配備業務骨干，為建設數字檔案室提供了有力支撐保障。同時，建設過程中不斷勇于創新，探索新媒體、新業務的歸檔模式和專業檔案的單軌制歸檔方式，積極運用新技術、新理念，打造‘檔案云’服務體系，較好解決了檔案數據體量大、種類多的問題。”自然資源部信息中心有關負責人表示。
檔案云，即所有需要的計算能力、存儲及備份空間統一由“自然資源云”基礎設施動態分配，接入部機關涉密內網的自然資源系統單位可根據需求和權限使用數字檔案室管理系統管理本單位檔案，無須在系統建設和基礎環境方面重復投資。同時，數字檔案室在服務器、存儲備份設備、操作系統、數據庫、電子檔案保存格式等軟硬件方面，采用的都是國產品牌。
此外，針對自然資源部門戶網站及網頁的載體形式，自然資源部數字檔案室研究其歸檔范圍、保管期限、分類方案和歸檔方法以及保存與利用的方式，探索了網頁電子文件歸檔管理模式，成為國家檔案局網頁電子文件歸檔試點單位之一，為相關標準出臺奠定了基礎。
“未來，我們將進一步深化數字檔案室應用，創新檔案信息服務模式。”自然資源部信息中心有關工作人員表示，一方面，將通過積極推進檔案系統與業務系統互聯互通，特別是政務服務事項與電子公文歸檔工作，進一步促進機關檔案工作轉型升級。另一方面，不斷運用大數據、人工智能+語義分析等新技術，將各類檔案資源有效地組織并鏈接起來，探索更加主動和便捷的檔案利用模式，發揮機關信息中樞作用，提供更具利用價值、更加成熟可靠的檔案信息和研究成果，實現由提供檔案向提供知識的轉變。
